Compte-rendu de la réunion Apel du jeudi 05 07 2012

27 Août 2012 , Rédigé par Apel de l'école privée Pelleport-Notre Dame Publié dans #Réunion APEL

I / BILAN KERMESSE

-.La préorganisation :

Prévoir la définition du thème avant fin décembre (déjà quelques idées : cirque, zoo…) Organisation de la kermesse de janvier à avril (impression des tickets, achat et emballage des lots, définition des stands…) Distribution des circulaires début mai.

Réalisation du planning au plus tard 15 jours avant les kermesses.

- Le Jour J :

Ø Installation.

Une très forte mobilisation des parents a permis une installation rapide et efficace. Le fait d’avoir 2 tranches horaires a permis d’éviter les périodes creuses. Les papas, mamans et enfants qui se sont gentiment mobilisés n’ont pas eu beaucoup de temps mort. Pour l’année prochaine, prévoir des boissons désaltérantes pour le vendredi soir et le samedi matin. La préparation du pique-nique enfants, le samedi matin, a permis évité le coup de bourre de 18H00.

Ø Stand par stand.

Pas de gros problème mais quelque point à améliorer :

_ entre les poussins qui cette année étaient à 0.5 €, les tickets de la vache et les tickets pour le bazar, les enfants avaient les poches remplies de papier. Pour l’année prochaine, nous réfléchirons à un système de carte à perforer.

_le fait de proposer des tranches horaires de 30 minutes (au lieu d'une heure) a permis de mobiliser beaucoup de parents (encore merci) mêmes si certains ont été obligé de rester parfois plusieurs heures au même endroit à cause du non-respect des rotations…c’est pourquoi les membres Apel de l’année prochaine n’auront pas de stand attribué mais seront disponibles pour remplacer les absents.

Ø Les lots.

Prévoir plus d’informations sur le fonctionnement des lots et du bazar ainsi que sur l’organisation générale de la kermesse (planning de rotation, membre apel en ‘libre-service’, identification des organisateurs, des membres enseignants (les nouveaux parents ne connaissent pas forcément les maitresses du site Pelleport) et des bénévoles.

Ø Le repas le soir.

Il faudra prévoir des serveurs afin que l’équipe Apel puisse profiter pleinement de ce repas. Les quantités étaient un peu justes cette année même si tout le monde a pu être servi.

Ø Le rangement le soir.

Lorsque l’heure (peu être tardive) du rangement a sonné, peu de parents se sont retrouvé pour se retrousser les manches (ce qui explique notre petit courroux !). Nous avons eu assez de monde pour ranger le chapiteau, plié les tables et entassé les chaises. Malheureusement, le rangement ne s’arrête pas là ! Il reste le rangement du bar et des boissons, le transfert de tout le matériel (table ; chaise, tank à lait…) en salle 4. Il faut également laver la salle de classe. Idée pour l’année prochaine : demander de l’aide le dimanche matin pour finir le nettoyage et finir les restes autour d’un casse croute…

Ø Le Pré bilan financier.

La kermesse a été bénéficiaire malgré les nouveautés instaurées cette année :

_stand encore payant mais à moitié prix par rapport à 2011

_2 nouveaux stands qui ont un cout pour la kermesse : poney et maquillage

_2 animations : la ferme pédagogique et l’animation musicale.

_Lots de meilleure qualité donc plus chers. Le bilan définitif sera présenté lors de l’assemblée générale.

II / Fonctionnement APEL

Ø Bilan non définitif de l’année.

Le bilan de cette année étant positif, une subvention d’environ 500€ sera proposée à l’OGEC.

Ø Le blog.

l y a en moyenne 100 visiteurs uniques par mois pour 2 450 pages vues en 5 mois. Étant donnée que l’Apel donne une subvention à l’OGEC afin d’améliorer le quotidien des enfants et/ou participer à des sorties pédagogiques, nous allons demander aux maîtresses et aux directeurs de communiquer sur les sorties scolaires.

Ø Calendrier de rentrée.

Le jour de la rentrée, le mardi 04 septembre, à partir de 7h45, nous organiserons un petit déjeuner (uniquement sur le site notre dame) afin d’accueillir les parents et les enfants.

La prochaine réunion de l’APEL Pelleport - Notre Dame est le mardi 11 septembre à 20h00 sur le site Pelleport. La première ‘bonne résolution’ de cette année est de faire en sorte que les réunions se terminent au plus tard à 22h30.

La fiche de rentrée ‘appel à cotisation’ ne sera pas distribuée dans le dossier de rentrée mais remis en mains propres lors de la présentation de notre association qui se fera lors des réunions de classe.

L’assemblée générale sera le vendredi 12 Octobre. Notez cette date dans vos agendas. Tous les parents d’élèves sont conviés à cette assemblée. Nous présenterons le bilan 2011/2012, le budget et les projets pour 2012/2013 pour la prochaine rentrée scolaire.

Cette année, pour l’arbre de noël, l’APEL Pelleport - Notre Dame offrira à 125 élèves (du CE1 au CM2) un séance au cinéma (jeudi 19 ou vendredi 20 décembre). Pour les autres élèves, l’APEL Pelleport - Notre Dame offrira un spectacle adapté à leur age.